Как вести журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации заявлений работников — это документ, в котором зафиксированы все официальные письменные обращения сотрудника к работодателю.
Обязательно ли вести журнал
В законе нет прямых указаний на необходимость ведения такого документа. Решение вопроса о регистрации личных заявлений работника зависит от желания работодателя. Небольшим фирмам это дает возможность отказаться от бумажной волокиты. Для больших организаций это шанс вести делопроизводство так, как им привычно и удобно, без оглядки на инструкции и правила.
Для чего он нужен
Представьте, что вы работаете в организации и решили пойти в незапланированный отпуск, который согласовали с начальником. Вы написали заявление, отдали его секретарю и ждете, когда вас пригласят на подпись приказа, но долгое время этого не происходит. В отделе кадров вам говорят, что вашего заявления никто не видел, а поэтому отдых вам не положен. В такой ситуации спорить бесполезно — доказать ничего невозможно. Вот тут и пригодился бы единый журнал регистрации или журнал регистрации заявлений на отпуск, который предотвратил бы возникновение таких проблем. Достаточно было бы заглянуть в него, чтобы убедить кадровика, что ваше обращение зафиксировано и необходимо подготовить приказ на отпуск. Кроме того, зарегистрированному обращению присваивается номер, и оно становится уникальным, а работнику выдается копия. Когда делопроизводство ведется по такой схеме, вряд ли что-то потеряется, но даже если это случится, предъявление копии снимет все вопросы.
Вы кадровик. На вашем столе растет стопка письменных обращений от работников, появляется недовольный коллега и с порога начинает атаку. Выясняется, что он обращался с письменной просьбой о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией, но ее не начислили. Кому и когда отдавал бумагу, он не помнит, но уверяет, что отдавал, и готов привести свидетелей. В такой ситуации необходимо разбираться, тратя на это время, а наличие книги учета все бы упростило. Если бы выяснилось, что регистрации письменного обращения и копии нет, сотруднику пришлось бы подавать бумагу и правильно ее регистрировать.
Таким образом, ведение документа учета упрощает жизнь и администрации, и работникам. Он помогает отследить все обращения и не дать им затеряться. Крупные компании идут дальше — ведут раздельную регистрацию заявлений на отпуск, на увольнение и иных обращений. Мелким фирмам это ни к чему — одной книги учета достаточно, если она нужна.
Какие документы надо регистрировать
Перечень законом не установлен, но если в организации книга регистрации заявлений работников заведена, правильнее регистрировать все документы:
- на отпуск;
- на увольнение;
- о выдаче трудовой книжки для предоставления в ПФР при оформлении пенсии;
- о выдаче копий документов, связанных с работой;
- на оформление новой трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением;
- о переносе ежегодного отпуска на другой срок;
- о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией;
- о внесении в трудовую книжку сведений о работе по совместительству и др.
Единый стандартный подход ко всем обращениям упорядочит работу, упростит поиск информации и снизит риск конфликтов.
Форма журнала
Поскольку унифицированной формы нет, у организаций, в которых регистрация заявлений работников обязательна, есть возможность разработать форму своими силами. Рекомендуется соблюдать следующие правила:
- Обязательна титульная страница с указанием:
- названия журнала;
- датой начала и окончания его ведения;
- ответственного за ведение лица.
- Сведения оформляются в виде таблицы, каждый поданный документ заносится в отдельную строку.
- В строке указываются:
- порядковый номер записи;
- дата;
- Ф. И. О сотрудника;
- присвоенный документу входящий номер;
- примечание, в котором отражается суть письменной просьбы работника (об увольнении, отдыхе, отгуле, и т. д.).
Вот как это выглядит:
регистрации заявлений работников организации
Дата создания: «__» ____________ ____ г.
Дата окончания: «__» _______________ ____ г.
Ф. И. О. сотрудника
Комментарии (суть, куда направлено, получен ли ответ и т. п.)
Ответственный за ведение журнала:
_________________________ (должность, подпись, Ф. И. О.)
При необходимости таблицу дополняют следующей информацией:
- о занимаемой должности сотрудника;
- о структурном подразделении;
- резолюцией руководителя;
- отметкой об исполнении.
Тогда это выглядит, например, так:
Порядок заполнения
При поступлении от работника на регистрацию заявки в соответствующие графы вписываются порядковый номер записи, дата приема, Ф. И. О. лица, написавшего бумагу, присвоенный документу регистрационный номер. Если есть другие графы, они также заполняются. Копия с входящим регистрационным номером отдается на руки человеку, а документ поступает в работу. После принятия решения по вопросу в графе «Примечание / комментарии» или «Резолюции руководителя» вписывается соответствующая информация и ставится отметка об исполнении решения.
Образец
Сколько хранить журнал
Время хранения реестра всех обращений сотрудников, так же, как и срок хранения журнала регистрации заявлений на увольнение, составляет 50 или 75 лет. Журнал с зарегистрированными заявлениями об отпуске хранится 5 лет (ст. 463 перечня, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).
Инструкция: как правильно заполнить журнал регистрации заявлений работников
В процессе трудовой деятельности работники обращаются к руководителю с различными сообщениями и просьбами. В организации целесообразно завести журнал регистрации заявлений работников и фиксировать в нем все письменные обращения.
27 января 2023 Автор: Чечеткина ЕленаОбязательно ли ведение журнала регистрации заявлений
Законодательно такая обязанность не закреплена, поэтому каждый руководитель решает вопрос ведения книги учета обращений самостоятельно. Причем в зависимости от размера организации допускается ведение как общего документа, так и отдельных ведомостей по подразделениям (например, журнал регистрации заявлений в отделе имущественных отношений, в отделе кадров, правовой и юридической работы и т. д.).
Для сведения: как оформить и заполнить журнал выдачи материальных ценностей.
Зачем он нужен
Письменное обращение, оформленное надлежащим образом, — это юридически значимый документ. Ведение установленной в компании формы учета заявлений работников позволяет организовать документооборот:
- зафиксировать обращение работника, что позволит документу не потеряться;
- передать документ сотруднику, уполномоченному решать определенные вопросы;
- вовремя ответить работнику или издать соответствующий приказ.
Для сведения: как оформить и заполнить журнал въезда и выезда автотранспорта.
Какие просьбы регистрировать в журнале
Обычно в организациях в книгах регистрации фиксируются такие обращения о:
- приеме на работу, переводе и увольнении;
- отпуске: предоставлении, замене денежной компенсацией, переносе, разделении на части;
- выдаче документов или их копий, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ);
- перечислении заработной платы на расчетный счет в банке и др.
Резюмируя изложенное, отвечаем на вопрос, нужно ли сейчас вести журналы по регистрации заявлений работников на прием, перевод, отпуск, увольнение (в 2023 году), — надо, если это принято в вашей организации и установлено локальным актом (инструкцией по кадровому делопроизводству).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы должны быть в организации в обязательном порядке. Используйте эти инструкции бесплатно.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.Как выглядит книга учета
Требования к содержанию того, что входит в журнал регистрации заявлений, в законодательстве содержатся редко и используются в отдельном ведомстве. Например, согласно п. 53.6 Приказа МВД России от 27.09.2019 № 660, ответственный сотрудник принимает просьбу о выдаче справки об отсутствии судимости и вносит сведения о её регистрации в форму учета, которая содержит графы:
Фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя
Фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица, принявшего документ